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予約システムは患者様にもメリットあり!鍼灸・整骨院の予約システム導入のポイント

公開日:2022年10月21日

治療院の運営において、患者様の利便性を高めるためには、来院までのスムーズな予約導線作りが重要です。サービス向上を図るだけでなく、予約手続きの効率化や予約ミスの防止、集客のためにも貢献するのが、予約システムです。

「治療院を開業するので予約システムを導入したい」

「今使っているシステムから別のシステムに乗り換えを考えている」

「種類が多くてどう選べばいいかわからない」

本記事ではこうした悩みをお持ちの方に向けて、昭和初期から治療院に関わってきた医道の日本社が、鍼灸・整骨院向けに予約システム導入のポイントについてお伝えします。

鍼灸・整骨院に予約システム導入が必要な理由

予約というと、以前は電話・店頭での口頭のやりとりやメールでの手順が一般的でした。

しかし現在は、スマホの普及率の増加にともない、オンライン上で予約する患者様が増えています。これは治療院に限ったことではなく、飲食店・美容院・ホテルといったサービス業・接客業全般にいえることです。

そのため、予約システムを設けず電話や店頭窓口で予約を受け付けている店舗は、顧客にとって非常に不便に感じられ、その結果、オンラインで手軽に予約できる店舗へと客足が流れてしまう可能性があります。

治療院も例外ではなく、患者様が来院しやすくするためにも、予約システムの導入は必須といっても過言ではありません。

鍼灸・整骨院が予約システムを導入するメリット

治療院で予約システムを導入するメリットは、「業務効率化」「機会損失の防止」の2点です。それぞれについて詳しく解説していきます。

患者様の情報を一元管理でき、業務の効率化ができる

予約管理を効率化できる

電話による予約方式は、手間の多い作業です。

受付と受付内容の管理に手間がかかるだけでなく、予約のキャンセルや変更が生じた際にも、患者様と電話をして予約を取り直す必要があり非効率的です。

予約システムを使えば、お名前や時間など必要な情報はすべて患者様ご自身が入力し、店舗には確定情報のみが通達されるため、受付に必要な手間と時間を大幅に省略可能。患者様ごと・日程ごとの予約内容などの情報をシステム上で一元管理できるので、予約受付や管理の作業が大幅に効率化できます。

予約を電話受付にしていると、電話が鳴るたびに、施術の手を止めて電話に出ることになり、患者様を長時間待たせることにもなりかねません。

これでは施術を充分におこなえず、患者様の不満にもつながってしまいます。

予約システムを導入することで、治療院の本来の業務である施術に集中し、患者様にしっかり施術を行うことができます。

人的ミスを防げる

電話・店頭・メールといったいずれの受付方法も、最終的には予約内容やスケジュールを人が管理することになるため、見落としやミスの発生を100%なくすことは困難でしょう。

予約が漏れてしまっていたり、同じ日時に同時に患者様の予約を入れてしまったり(ダブルブッキング)。患者様の氏名や連絡先の聞き間違い、記載間違いといった単純なミスは、頻繁に起こりえます。

予約システムを導入すれば、空いている日時をシステム上のカレンダーから患者様が指定して予約するため、予約漏れやダブルブッキングの心配がありません。

また、万が一入力情報に誤りがあった場合も簡単に修正できます。

患者様への対応がスムーズにおこなえる

24時間受付できるので患者様の来院機会の損失を防げる

電話や店頭での予約受付は、営業時間外に対応できません。

「予約を入れたいのに、営業時間外(夜中)にしか連絡ができない」「店頭まで予約を入れに行く余裕がない」といった患者様は予約を入れられず、ほかの治療院に流れてしまうかもしれません。

予約システムを使えば、24時間いつでも予約が受け付けられるようになります。治療院の営業時間外や定休日でも、患者様の都合がいいタイミングで予約を入れられるため、上記のような来院の機会損失を防げます。

新規の患者様やリピーターを増やせる

予約に手間がかかることは、患者様にとってそれ自体が通院への大きなハードルとなります。新規顧客の獲得(来院)を実現させるなら、スムーズに予約が取れる仕組みは必須です。

予約のしやすさは、新規獲得だけでなくリピーター獲得のためにも重要です。いくら施術の腕がよくても、予約が面倒な治療院では通院のしにくさからリピーターが付きづらくなるからです。予約システム導入で予約フローを簡略化することで、リピーター獲得を期待できます。

また、施術や接客内容を充実させる側面でも、予約システムの導入は効果的です。顧客情報を一元管理することで、「患者様が前回はいつ来院したのか」「どのような治療内容で予約したのか」という情報が院内で共有でき、よりこまやかな施術や接客が実現できます。それにより患者様の満足度が上がり、リピートにつながるという好循環も生まれます。

このように、新規顧客とリピーター獲得の両面から見ても、予約システムの導入は効果的です。

予約システム導入は患者様にもメリットがある

予約システムを利用するメリットがあるのは、治療院側だけではありません。その便利さや手軽さから、患者様にとっても大きなメリットがあります。

・いつでもどこからでもスマホで簡単に空き状況が確認でき、手軽に予約ができる。

・システムに情報を登録することで、氏名や連絡先など何度も入力する手間が省ける。

・予約内容を自身でも確認できるため、内容の齟齬が起きにくい。

・キャンセルや日時変更も簡単にできる。

このように、予約システムは患者様にとって利便性が高ければ高いほど満足度の向上が期待できます。また、顧客の満足度向上によりリピートにつなげることができれば、予約システムの導入は、治療院側と患者様側の双方にメリットをもたらします。

鍼灸・整骨院で予約システムを選ぶ際のポイント

ここからは、予約システムの導入にかかる費用や、治療院における予約システムに必要な機能といった、実際に導入する際のポイントを解説します。

導入時にかかる費用は?

導入する予約システムやツールによって千差万別で、はっきりと費用をお伝えするのは困難です。そのためこの章では、一般的な費用体系や、導入費用の例などを解説します。

(※正確な予約システムの費用体系、導入費用は、各システム提供会社様の情報をご参照ください。)

まず、導入時に必要な「初期費用」と、継続的に利用するための「月額費用」がかかることが多いです。

初期費用については数千円から2万円のものが多いですが、【初期費用は無料・月額費用のみで使える】システムも存在するので、金額・サービス内容・機能などを比較しつつ検討すると良いでしょう。

月額費用も、初期費用と同様にシステムによって異なります。目安としては、月額3千円から2万円の幅にあることが多いです。

同じシステムでもプランによって金額の違いがあるため、プラン内容と金額を照らし合わせて検討しましょう。

システム導入にあたっては、初期費用・月額費用など、一定のコストが発生します。

自院が予約システムにどの程度予算を割けるかも加味して、「どういった機能があれば○○円まで予算を組める」「○○円以内に収まるシステムがいい」など、あらかじめある程度の予算検討をしておくと良いでしょう。

システムによっては、無料プランやトライアルがあるので、まずは無料または安価なシステムからお試しで利用してみるのもおすすめです。

鍼灸・整骨院に必要な予約システムの機能は?

予約システムには、治療院運営の助けとなるさまざまな機能が備わっています。

メインである予約機能のほかにも数多くの機能があるため、自院が必要としている機能を備えたシステム選びが大切です。

特に治療院に有用な機能をご説明します。

鍼灸・整骨院で有用な予約システムの主な機能

〈予約機能

来院日や時間を指定して予約を入れる機能だけでなく、治療メニューが複数ある場合は、あらかじめ来院日と併せて希望の治療メニューを選べる機能があると便利です。

もし施術担当者の指名ができる治療院であれば、予約時に担当者の指定ができるシステムを選ぶといいでしょう。

また、治療院は各治療メニューごとに施術時間や対応時間が決まっていることがほとんどです。事前に自院のスケジュールをシステムに設定し、「○時から○時までの枠を予約」といったように、希望時間枠で選択できる形式だとより便利です。

〈決済機能

決済機能がついている予約システムであれば、予約完了時にクレジットカードなどオンラインでの事前決済を完了させることが可能です。

患者様側にとっては事前に支払い金額が明確になることで、「治療にいくらかかるのかわからない」といった不安を拭えるというメリットがあります。

治療院側にとっても、事前に支払いがされることで無断キャンセルを減らすことが期待できます。

また、治療院によっては「回数券制」や「定額制」を導入している院もあります。予約時に自動で来院回数や施術時間をカウントする機能があるシステムを選ぶとより使い勝手がいいでしょう。

〈顧客管理機能

予約システム導入の目的に、先述の「顧客の情報管理によるリピーター獲得」が含まれるのであれば、顧客管理機能は必須です。

予約内容から顧客の名簿作成ができるのはもちろん、名簿と紐づく施術内容や治療状況の入力など、来院履歴を管理できるシステムを選んでください。

〈来店促進機能

予約の前日や当日に、予約した患者様に「本日○時からご予約をお取りしています」といった旨の、リマインドメールを自動で送る機能です。患者様自身が予約したことをうっかり忘れていることもあります。この機能も、患者様の無断キャンセルを減らすことが期待でき、気遣いとしての効果もあります。

リマインドだけでなく、後日「その後の調子はいかがですか?」「次のご予約はいつにしますか?」といったフォローメールを送る機能もあります。

フォローメールはリピート促進に効果的であるため、リピーター獲得に力を入れるのであれば、ぜひとも押さえておきたい機能です。

〈ホームページやSNSとの連携機能

治療院の広告としてホームページやSNSのアカウントを活用していれば、予約システムとの連携機能は大きな効果を発揮します。

ホームページ内に「ご予約の方はこちら」と予約システムに案内できる仕組みを作ることで、興味を持ってくれた患者様をそのまま予約につなげることができます。

ホームページ内にシステムをそのまま組み込めるシステムであれば、予約システムに移動せずそのままホームページ上で予約が完了します。

自院の目的やニーズに合った連携機能をぜひ探してみてください。

検討中の予約システムに治療院への導入事例はある?

予約システムを選ぶ際のポイントとして、鍼灸院整骨院などの治療院への導入事例があるかチェックしておくことをおすすめします。

いくら機能面が充実していていても、治療院にとって最適なシステムとは限りません。

治療院への導入事例があれば、自院に導入した際のイメージがつかみやすくなるので、検討の際には過去の事例があるかどうかを確認してみてください。

セキュリティ面は大丈夫?

予約システムでは、顧客の個人情報を多分に取り扱います。そのため、情報セキュリティがしっかりしたシステムを選ぶことがとても大切です。

提供元や代理店に直接話を聞いて、どのようなセキュリティ対策をおこなっているのかを必ず確認するようにしましょう。

まとめ

治療院で業務の効率化や新規顧客・リピーターを獲得するには、予約システムの導入が有効です。

患者様側と治療院側の双方にメリットが多いため、予約の煩雑さにお悩みの方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

予約システムは機能も価格もさまざまです。自院に合ったシステムを比較・吟味する際に、本記事を参考にしていただけると幸いです。

はじめての鍼灸マッサージ治療院 開業ベーシックマニュアル

編:医道の日本社

即実践! 受療率1ケタ時代を生き残る鍼灸院経営術

著者:富田秀徳

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